top of page

Quy trình viết PDCA (Plan - Do - Check -Action) cho mọi người viết

Viết là hoạt động sáng tạo và bị chi phối bởi yếu tố cảm xúc rất nhiều. Thế nhưng, để viết hiệu quả, đảm bảo chất lượng bài viết cũng như hiệu suất viết, chúng ta nên lập cho mình một quy trình viết. Liệu có quy trình chung có thể áp dụng cho tất cả người viết hay không? Bạn hãy kiên nhẫn đọc tiếp bài viết bên dưới nhé.


Khái niệm về quy trình


Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị). Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh.



Thói quen là một chuỗi phản xạ có điều kiện do rèn luyện mà có. Phản xạ có điều kiện là những hành vi được lặp đi lại nhiều lần trong cuộc sống và rèn luyện.

Nghi thức là một chuỗi các hoạt động liên quan đến cử chỉ, lời nói, hành động hoặc đối tượng, được thực hiện ở một nơi được sắp xếp theo thứ tự và theo một trình tự được thiết lập

Lướt qua ba khái niệm trên, tôi nhận thấy người viết nào cũng đang viết theo quy trình, chỉ là mọi người đang khái niệm hoá khác nhau về chúng. Chẳng hạn, nếu câu hỏi đổi thành bạn có nghi thức/thói quen khi viết bài không? Tôi nghĩ lượng câu trả lời là “Có” sẽ rất nhiều so với câu hỏi với từ khoá “quy trình”. Bởi đa phần tâm lý chung, con người không thích bị ràng buộc bởi những quy định, khuôn khổ.

Quy trình viết bài giống như việc mua lương thực, thực phẩm hằng ngày

Khâu lấy đi nhiều thời gian trong việc này có lẽ là câu hỏi kinh điển “Ngày mai ăn gì?” giống như việc chọn chủ đề, tìm ý tưởng để viết.


Khi xác định được danh sách các món cần nấu cũng như chủ đề để viết. Tiếp theo, tôi sẽ xem danh sách những loại thực phẩm mình mua: ví dụ như rau xanh, thịt sẽ mua ở siêu thị, tôm cá sống sẽ mua ở chợ truyền thống. Tuỳ tính chất bài viết, tôi sẽ lập hoặc không lập kế hoạch hay sử dụng dàn ý. Cụ thể, tôi sẽ lập dàn ý đối với những bài viết thuộc dự án sách, bài trong nhóm mang tính chất học thuật, cần nghiên cứu. Còn lại các bài đơn giản và có sẵn câu trả lời trong đầu hay thiên về cảm xúc thì nội dung sẽ được triển khai một mạch khi tôi cầm bút.

Nếu không có danh sách thực đơn trong tuần, chúng ta vẫn hoàn thành được việc đi chợ nhưng lượng thời gian bỏ ra lúc bấy giờ sẽ tiêu tốn rất nhiều so với việc hoạch định sẵn. Bởi khi đi mua hàng không có dự định trước, chúng ta sẽ dễ sa đà, lượn lờ, mua hàng không chủ đích và ngược lại.

Tương tự, nếu có quy trình viết, tôi chỉ việc lần lượt hoàn thành các đầu mục công việc lên ý tưởng, lập dàn ý, biên tập mà không cần suy nghĩ làm việc gì trước, việc gì sau hay đang làm việc A lại chuyển sang việc B.


Chi tiết hơn một xíu, sau khi việc mua hàng hoá đã hoàn thành. Nếu tôi phân loại và sơ chế sẵn các loại rau củ quả thành từng khẩu ăn sẵn chờ nấu, đến lúc nấu chỉ cần làm chín thực phẩm.

Giống việc các ý tưởng đã được lên sẵn theo từng phân đoạn dựa trên dàn ý bài viết thì nhiệm vụ người viết lúc bấy giờ chỉ cần ráp nối lại là xong.

Quy trình viết PDCA (Plan - Do - Check -Action)


Quy trình viết bạn đang áp dụng cho bản thân là gì? Tôi có một gợi ý cho mọi người đó là áp dụng vòng tròn PDCA (Plan - Do - Check -Action) vào quy trình viết.

Vòng tròn PDCA là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Về sau, PDCA được áp dụng rộng rãi ở các công ty, trong đó có công ty mình từng làm việc. Vòng tròn này được sử dụng nhiều nhất trong các ngành cần quản lý hệ thống chất lượng liên tục như các công ty có áp dụng hệ thống đo lường chất lượng ví dụ ISO.


Trong quá trình thực hành viết, tôi đã nghĩ tới quy trình này khi thấy nó khá giống và phù hợp với các bước mình triển khai khi viết bài.

(1) Plan - Lập kế hoạch

  • Nhận chủ đề từ yêu cầu khách hàng, từ Admin trong một cộng đồng viết lách, từ bản thân (viết cho chính mình).

  • Liệt kê sơ bộ những vấn đề cần giải quyết.