10 điều bạn cần biết về quản lý thời gian nếu muốn trở thành một freelancer thành công

Trở thành một freelancer chuyên nghiệp chưa bao giờ là điều dễ dàng. Để thành công, bạn cần xem công việc tự do như một hoạt động kinh doanh. Bạn phải tự tay tìm kiếm khách hàng, cải thiện dịch vụ, quản lý tài chính hoặc xây dựng thương hiệu trong cộng đồng... Có vô số công việc không tên phải hoàn thành khi trở thành một người viết tự do.


Bên cạnh đó, để đảm bảo sự phát triển của công việc, bạn phải liên tục mở rộng nguồn khách hàng. Bạn nhận thêm nhiều công việc cùng lúc để chắc rằng không bỏ sót bất cứ cơ hội tốt nào. Việc ký kết nhiều hợp đồng hấp dẫn sẽ mang lại cho bạn cảm giác thành công và khẳng định giá trị.


Vậy, với khối lượng công việc nhiều như trên, làm sao để bạn kiểm soát tốt thời gian để chu toàn mọi việc? Chưa kể bạn không chỉ có công việc mà còn chuyện cá nhân, gia đình... Bài viết dưới đây sẽ đưa ra giải pháp với 10 điều bạn cần biết về quản lý thời gian nếu muốn trở thành một freelancer thành công.


1. Một lầm tưởng phổ biến về thời gian khi làm nghề tự do


Nếu hỏi một freelancer về lý do theo đuổi con đường này, bạn thường sẽ nhận được câu trả lời là TỰ DO. Đây là một trong những mục tiêu mà ai cũng muốn hướng đến: tự do về cách thức làm việc, tự do về giờ giấc, tự do về chỗ làm, tự do chọn lựa khách hàng. Là một freelancer, bạn không cần phải e dè sắc mặt của sếp, không cần phải vội vã đến cơ quan chỉ để điểm danh đúng giờ.


Tuy nhiên, không ít người đang hiểu sai về khái niệm "tự do". Đúng là bạn có thể linh hoạt trong công việc về thời gian và địa điểm, nhưng cuối cùng vẫn phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Họ đưa ra thời hạn khi nào, bạn phải gửi bài đúng thời gian như vậy. Đôi khi vào mùa cao điểm, khách hàng sẽ cần những công việc với thời hạn khá sít sao (đương nhiên kèm khoản phí cao hơn bình thường). Bạn phải "chạy theo" để kịp tiến độ trong kế hoạch của khách.


Tất nhiên bạn có quyền thương lượng lại thời hạn nếu thời gian bất khả thi với bạn. Nhưng có những trường hợp, khách không thể đồng ý vì mọi thứ đều đã lên kế hoạch trước. Lúc này, bạn chỉ có hai lựa chọn: một là tìm freelancer khác nhận việc thay bạn, hai là bất chấp nhận việc.


Chung quy, bạn được tự do nhưng vẫn phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Trừ phi bạn giỏi đến mức khách hàng không thể thuê ai ngoài bạn, nếu không chúng ta vẫn phải tự do trong khuôn khổ.


Mặt khác, bạn cũng dễ rơi vào cái bẫy mà hai tiếng tự do này tạo ra: buông lỏng bản thân. Vì không ai đốc thúc, theo dõi hay quản lý công việc của bạn nên bạn dễ trì hoãn công việc. Bạn để đến gần sát thời hạn mới vội vàng làm. Điều này vừa ảnh hưởng đến chất lượng vừa không tốt cho bạn về lâu về dài. Nếu đến gần cuối, bạn gặp sự cố bất ngờ khiến mình không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn, bạn sẽ giải quyết thế nào?


2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian khi làm tự do

Nguồn: Freepik

Thời gian chính là một nguồn tài sản bạn cần quản lý và sử dụng một cách hợp lý. Nếu không, bạn sẽ gặp những tình huống ngặt nghèo sau:


Bạn thường xuyên đối mặt với một to-do-list dài lê thê và bỏ lỡ một số đầu việc quan trọng vì không biết sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Hiệu quả công việc thấp, khiến uy tín của bạn trong mắt khách hàng bị sụt giảm. Uy tín giảm, doanh nghiệp của bạn cũng đánh mất niềm tin từ những khách hàng khác.


Bạn dễ dàng rơi vào tình trạng kiệt sức khi làm việc. Bạn ký hợp đồng xong thì thong dong vì nghĩ "thời gian còn nhiều, từ từ rồi làm". Cuối cùng, bạn phải vắt chân lên cổ mà chạy khi nhận ra thời hạn đã sát mông. Bạn thức khuya và dậy sớm, ngồi hàng giờ bên máy tính trong nhiều ngày để đảm bảo kịp thời hạn mà không để ý cơ thể đang "biểu tình". Sức khỏe của bạn giảm sút. Chất lượng công việc kém đi. Khách hàng không hài lòng. Hậu quả, sản phẩm/ dịch vụ của bạn trở nên tồi tệ, uy tín và thương hiệu của bạn bị ảnh hưởng, kéo theo đó là sự từ chối của những khách hàng tiềm năng trong tương lai.


Thêm vào đó, việc căng thẳng với thời hạn khiến cảm xúc trong bạn không được giữ ở trạng thái cân bằng. Bạn thường xuyên cáu giận với những người xung quanh. Nếu bạn đang là một freelancer "bỉm sữa", bạn dễ đánh mất mối quan hệ tốt đẹp giữa mình với các con bằng những trận la mắng không kiểm soát được.


Bạn hãy nhớ mình chọn làm việc tự do để được linh hoạt về thời gian, không phải để trở thành nô lệ của chúng. Quản lý thời gian hiệu quả là cách duy nhất để đạt được cuộc sống cân bằng giữa công việc và gia đình. Bạn hoàn toàn có thể làm việc 4 ngày một tuần, 4 giờ một ngày, và dành trọn vẹn cuối tuần để tận hưởng cuộc sống bên gia đình nếu biết sắp xếp hợp lý các đầu việc và hoàn thành chúng một cách chu toàn.


Khi bạn lên kế hoạch sử dụng thời gian một cách có kiểm soát, những thời hạn dồn dập sẽ không còn là vấn đề lớn. Bạn nhận ra thời hạn chính là một phần không thể thiếu trong công việc. Bạn hòa thuận với nó, thỏa mãn nó thì sẽ mang lại nhiều lợi ích.


Ngoài ra, việc quản lý thời gian hiệu quả có liên quan trực tiếp đến chất lượng công việc. Nó là một mối quan hệ hai chiều, một sự tương tác qua lại với nhau. Sử dụng thời gian chất lượng, bạn sẽ tạo nên những kết quả chất lượng. Và ngược lại, những kết quả chất lượng sẽ tạo thêm thời gian và cơ hội chất lượng để bạn tiếp tục làm việc.


10 cách luyện tập kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nếu muốn thành công trong sự nghiệp freelancer


Thay đổi tư duy về việc quản lý thời gian


Không gì trong cuộc sống công bằng hơn việc mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày. Thay vì than phiền con số này quá ít để hoàn thành danh sách những việc cần làm của mình, bạn hãy hỏi bản thân là:

Nếu được tặng thêm 1 giờ mỗi ngày, bạn sẽ làm gì?


Dù bạn chọn làm gì, việc đó cũng sẽ được hoàn thành một cách xuất sắc. Vì bạn hiểu được sự hữu hạn của một giờ được tặng thêm. Nó sẽ nhanh chóng trôi qua nên bạn cần tập trung toàn bộ tinh lực vào công việc mình muốn, chỉ trong một giờ đồng hồ.


Đó cũng là cách mà một freelancer tư duy đúng về việc quản lý thời gian. Chúng ta không thiếu thời gian để làm việc, quan trọng là bạn sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào để tạo ra nhiều kết quả nhất.


Hãy xác định một khoảng thời gian cụ thể bạn cần dành cho công việc mỗi ngày. Khi đến thời gian đó, bạn hãy tập trung như đang ngồi làm ở công ty. Chuyện con cái, nhà cửa, bạn hãy sắp xếp vào một thời điểm khác. Việc nghiêm túc đưa bản thân vào kỷ luật và tuân theo thời gian biểu mình tạo nên sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả. Tất nhiên, thời gian biểu này phải được xem xét kỹ lưỡng và phù hợp với cuộc sống thường ngày của bạn.


Sắp xếp, tổ chức danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên cần thiết và mức độ quan trọng

Tổ chức công việc là bước đầu tiên để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của một freelancer. Vì bạn sẽ phải "biến hình" thành người ba đầu sáu tay, làm hết thảy mọi việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình


Nếu không biết tổ chức công việc một cách hợp lý, bạn dễ bỏ sót những việc quan trọng, hoặc quên đi những đầu việc nhỏ nhưng cần thiết trong vô vàn email, thư từ và giấy tờ khác. Cách đơn giản nhất để bạn quán xuyến được tất cả việc lớn nhỏ trong doanh nghiệp của mình chính là ngồi xuống, viết tất cả ra và đưa chúng vào một trật tự xử lý cụ thể.


Bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower - một công cụ quản lý thời gian hiệu quả của Tổng thống Mỹ - để chia thứ tự và mức độ quan trọng của các công việc như hình ảnh bên dưới.

Nguồn: 24hgroup

Trong đó, ở ô Khẩn cấp - Quan trọng, bạn liệt kê những đầu việc quan trọng nhất và cần thực hiện ngay. Ô Không khẩn cấp - Quan trọng sẽ là những việc quan trọng nhưng chưa cần thực hiện ngay. Ô Không quan trọng - Khẩn cấp bao gồm việc không quan trọng nhưng phải làm ngay. Với những đầu việc ở ô này, bạn có thể ủy quyền hoặc nhờ sự hỗ trợ của đồng đội nếu cần. Và ô cuối cùng là không quan trọng, cũng không cấp thiết, bạn có thể lược bỏ trong giai đoạn tập trung hoàn thành công việc, và quay trở lại khi có thời gian rảnh.


Có kế hoạch cụ thể cho từng việc của mỗi khách hàng


Là một freelancer, bạn có thể nhận nhiều công việc cùng một lúc. Nhưng để đảm bảo chất lượng các công việc đều ở mức tốt, bạn cần dành thời gian lên một lộ trình hoặc bản kế hoạch cụ thể để từng bước hoàn thiện chúng. Thử nghĩ xem bạn sẽ mất thời gian thế nào nếu định làm công việc liên quan đến khách hàng A nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu và sẽ làm gì đầu tiên.


Một lộ trình rõ ràng sẽ là ngọn đuốc dẫn bạn đi đúng hướng, tiết kiệm thời gian để chinh phục từng cột mốc trong dự án mà bạn ký kết và chịu trách nhiệm trước khách hàng.

Việc sắp xếp mức độ ưu tiên cho các hợp đồng khác nhau cũng quan trọng không kém mức độ ưu tiên cho công việc. Hợp đồng nào gần đến thời hạn hơn? Việc nào cần sự tập trung cao hơn vì có mức độ khó khăn và phức tạp nhiều hơn? Khách hàng nào cần nhiều thời gian để hoàn thành từng đầu việc hơn? Tất cả nên được liệt kê chi tiết, cụ thể, và được sắp xếp để phân bổ năng lượng, thời gian của bạn sao cho hợp lý.

Bám sát vào thời gian biểu đã được lập ra


Một thời gian biểu càng chi tiết, càng rõ ràng thì càng dễ để bạn bám theo và thực hiện. Có một điều rất quan trọng mà bạn cần nhận ra, đó chính là khi nào bạn có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong ngày? Khi xác định được thời điểm năng suất nhất của mình, hãy ưu tiên làm những việc quan trọng vào thời điểm này.


Ví dụ bạn chỉ có thể tập trung và viết tốt nhất vào buổi sáng. Vậy bạn sẽ dành từ 2 - 3 giờ mỗi sáng chỉ để viết. Sau khi hoàn thành xong, bạn có thể dành thời gian cho gia đình, và tiếp tục kiểm tra mail vào buổi trưa, trong lúc các con bạn đã ngủ.

Lưu ý, thời gian biểu của bạn cần bao gồm cả khoảng thời gian nghỉ ngơi và dành cho những việc khác trong cuộc sống.

Thiết lập một giới hạn thời gian cho từng công việc

Nguồn: Freepik

Giới hạn thời gian là kỹ thuật hữu hiệu bạn nên dùng để cân bằng công việc giữa nhiều dự án/ khách hàng.

Ví dụ bạn có thể lên thời gian biểu cho một ngày như sau:


8:00 - 8:15: theo dõi các email.

8:15 - 9:00: viết bài cho blog cá nhân.

9:00 - 10:00: viết bài cho khách hàng A.

10:00 - 11:00: viết bài cho khách hàng B.


Cách giới hạn thời gian cho từng đầu việc như trên sẽ mang lại vài lợi ích tuyệt vời. Bạn biết chính xác những gì mình phải hoàn thành trong ngày, đo lường được tiến độ và hiệu quả của từng công việc. Như vậy, bạn sẽ dành tối đa sự tập trung của mình trong từng khung thời gian đã đặt ra.


Bạn cần duy trì bảng thời gian biểu và theo dõi những gì cần làm mỗi ngày. Vào cuối ngày làm việc, bạn hãy dành vài phút xem xét các đầu việc cho ngày hôm sau và viết ra một lịch trình càng chi tiết càng tốt.


Trở thành người đa năng nhưng đừng cố gắng đa nhiệm

Đa năng là khi bạn có thể làm mọi thứ, không chỉ viết lách mà còn biết thiết kế, xây dựng kế hoạch marketing, tư vấn chiến lược, edit video... Đa năng giúp bạn tiết kiệm chi phí nhân sự, tăng giá trị bản thân và nhận được nhiều cơ hội làm việc. Nhưng đa nhiệm thì ngược lại. Nó làm giảm hiệu quả và hiệu suất của bạn vì não bộ chỉ tập trung vào một việc tại một thời điểm. Khi bạn cố gắng làm hai (hoặc ba) việc cùng lúc, não không thể hoàn thành tốt cả hai nhiệm vụ.

Vì vậy, ở một thời điểm cụ thể, bạn chỉ nên chuyên tâm và tập trung vào một việc duy nhất, quan trọng nhất và cấp thiết nhất.

Tránh xa những tác nhân gây xao nhãng

Bạn không thể làm việc khi chiếc điện thoại bên cạnh cứ reo lên tin nhắn, thông báo về các hoạt động mới nhất trên mạng xã hội. Bạn khó tập trung lên kế hoạch khi hai con đang chí chóe đánh nhau. Bạn cũng chẳng còn tâm trí cho bài blog khi một drama đang nổi lên trên mạng.

Những công việc đạt được kết quả tốt nhất khi nó nhận được sự tập trung cao độ của người thực hiện. Vì vậy, bạn cố gắng sắp xếp thời gian hiệu quả để tập trung làm việc, tránh xa các tác nhân gây xao nhãng.


Ví dụ như tắt các thông báo từ mạng xã hội, email ở điện thoại và đặt nó ngoài tầm mắt. Chọn làm việc vào những lúc con cái đã yên giấc. Thậm chí, khi đang viết hoặc hoàn thành công việc, bạn đừng mở các tab khác liên quan đến mạng xã hội hoặc những công việc khác trên cùng một trình duyệt.


Bên cạnh đó, bạn hãy tạo không gian làm việc thật ngăn nắp, tối giản, chỉ đề những vật dụng cần thiết để tăng tính tập trung.


Áp dụng công nghệ vào công việc để tiết kiệm thời gian và tăng sự chuyên nghiệp

Nguồn: Freepik

Phải thừa nhận rằng sự phát triển của công nghệ đã mang đến cho chúng ta nhiều cơ hội để nâng tầm công việc của mình. Một số chương trình và phần mềm có thể giúp freelancer trong vai trò như một "trợ lý ảo".

Ví dụ, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn thử dùng các công cụ như Remember the Milk, Google Calendar, Focus Booster, Toggl... Cá nhân tôi đang dùng Focus Booster vì nó "chuyên trị" những người hay trì hoãn bằng những phương pháp dựa trên nghiên cứu khoa học - Pomodoro. Nhờ vậy, tôi đã đánh bại được căn bệnh trì hoãn thâm niên và chủ động quản lý thời gian tốt hơn.

Học cách từ chối đúng lúc

Khi bắt đầu sự nghiệp freelance, bạn thường đồng ý nhận mọi dự án ngay khi có cơ hội. Nhưng có những thời điểm, bạn cần biết cách từ chối, ví dụ bạn đang bị quá tải và cần thời gian nghỉ ngơi.

Một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ freelancer nào cũng nên có, đó là vạch ra ranh giới. Đừng ngại từ chối một công việc bạn không có thời gian làm, không có đủ kiến thức chuyên môn để hoàn thành tốt hoặc không thấy hào hứng với nó. Và cũng đừng ngại nói không với những “khách hàng độc hại”, không rõ mình muốn gì và không đưa ra ngân sách tương xứng với những nhu cầu của mình.

Dành thời gian nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng


Làm việc với một nguồn năng lượng dồi dào sẽ giúp bạn đi nhanh hơn, hoàn thành nhiệm vụ một cách năng suất hơn, thời gian bạn bỏ ra cũng giá trị hơn. Việc ngồi hàng giờ trước màn hình máy tính khi đôi mắt đã cụp xuống, thể trạng không khỏe khoắn chỉ khiến bạn tốn thêm nhiều thời gian, kéo theo chất lượng công việc trở nên kém đi.


Bạn hãy xem thời gian thư giãn là một yếu tố cần thiết trong quá trình làm việc. Và vì nó quan trọng, bạn cũng cần tập trung thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Khi thư giãn, bạn hãy thật sự thả lỏng đầu óc, cơ thể và tận hưởng sự thảnh thơi.


Bạn có thể rời khỏi màn hình máy tính, ra khỏi không gian chật hẹp của bốn bức tường, đi bộ trong vườn vài phút phút hoặc đọc một vài trang sách. Dù bạn chọn bất cứ điều gì, hãy tận hưởng nó một cách trọn vẹn nhất. Bạn cũng nên thường xuyên dành cho mình một hoặc hai ngày không làm việc, thay vào đó là đi chơi để nạp lại nguồn cảm hứng.